در سازمان های امروزی ، سرعت و دقت در تصمیم گیری نقش تعیین کننده ای در موفقیت یا شکست فرآیند های اجرایی دارد. یکی از عوامل اصلی کندی تصمیم گیری ، پراکندگی مکاتبات اداری ، تأخیر در ارجاع نامه ها و نبود دسترسی سریع مدیران به اطلاعات دقیق است.
در این میان ، کارتابل مدیریتی به عنوان بخشی کلیدی از اتوماسیون اداری و سیستم های ERP ، توانسته نقش مهمی در ساماندهی مکاتبات داخلی سازمان و تسریع تصمیم گیری ایفا کند.
کارتابل مدیریتی محیط کاری اختصاصی مدیران در نرم افزار اتوماسیون اداری است که تمامی نامه های داخلی ، درخواست های اداری ، صورت جلسه ها، ابلاغیه ها و بخشنامه ها به صورت متمرکز در آن نمایش داده می شود.
برخلاف روش های سنتی که مدیران با انبوهی از نامه های کاغذی یا پیام های پراکنده مواجه بودند ، کارتابل مدیریتی امکان مدیریت مکاتبات ، صدور دستور اداری و پیگیری گردش نامه ها را در یک بستر واحد فراهم می کند.
یکی از چالش های اصلی سازمان ها ، بی نظمی در گردش مکاتبات داخلی سازمان است. ثبت دستی نامه ها، ارجاع های شفاهی و بایگانی سنتی ، باعث گم شدن اطلاعات و اتلاف زمان می شود.
کارتابل مدیریتی با اتصال مستقیم به دبیرخانه ، ثبت نامه و بایگانی الکترونیکی ، این مشکلات را برطرف می کند. هر نامه پس از ثبت و دریافت شماره اندیکاتور ، به صورت خودکار در مسیر گردش کار تعریف شده قرار می گیرد و در کارتابل افراد ذی ربط نمایش داده می شود.
مدیران برای تصمیم گیری صحیح ، نیازمند دسترسی سریع به :
سوابق مکاتبات
پیوست نامه ها
رونوشت ها
پاسخ های استعلام
دستور های قبلی
کارتابل مدیریتی با مدیریت اسناد و بایگانی الکترونیکی ، این اطلاعات را بدون نیاز به جستجوی فیزیکی یا مکاتبات اضافی در اختیار مدیر قرار می دهد. همین تمرکز اطلاعات ، زمان تصمیم گیری را به طور چشمگیری کاهش می دهد.
گردش کار یا Workflow یکی از مهم ترین قابلیت های کارتابل مدیریتی در سیستم اتوماسیون اداری است.
با تعریف مسیر مشخص برای ارجاع نامه ، بررسی درخواست اداری و صدور پاسخ ، فرآیند ها از حالت سلیقه ای خارج شده و ساختارمند می شوند.
در این مدل:
هر نامه دقیقاً مشخص است در چه مرحله ای قرار دارد
تأخیر ها قابل شناسایی هستند
مسئولیت هر اقدام شفاف است
این شفافیت ، تصمیم گیری مدیران را سریع تر و دقیق تر می کند.
یکی از دستاورد های مهم کارتابل مدیریتی ، کاهش کاغذ بازی اداری است.
استفاده از ثبت و پیگیری نامه به صورت الکترونیکی ، حذف چاپ های غیر ضروری و امکان استفاده از امضای دیجیتال ، باعث می شود فرآیند تصمیم گیری بدون وقفه و خطا انجام شود.
کاهش خطای انسانی در ثبت اطلاعات و ارجاع مکاتبات ، اعتماد مدیران به داده ها را افزایش داده و تصمیم سازی را تسهیل می کند.
تصمیم گیری سازمانی بدون امنیت اطلاعات ، عملاً بی معناست.
کارتابل مدیریتی با تعریف سطوح دسترسی ، مشخص می کند هر کاربر به چه نوع مکاتباتی دسترسی داشته باشد. این موضوع به ویژه در مورد :
بخشنامه ها
ابلاغیه ها
صورت جلسه های مدیریتی
اهمیت بالایی دارد. سیستم های اتوماسیون اداری پیشرفته ، با ثبت لاگ فعالیت ها، امنیت مکاتبات را تضمین می کنند.
یکی از مزایای کلیدی کارتابل مدیریتی ، گزارش گیری اداری است.
مدیران می توانند گزارش هایی از :
تعداد نامه های دریافتی و ارسالی
وضعیت درخواست های اداری
میزان تأخیر در پاسخ دهی
عملکرد واحد ها
دریافت کنند. این گزارش ها پایه تصمیم گیری های کلان سازمانی هستند و بدون نیاز به جمع آوری دستی اطلاعات ، در دسترس قرار می گیرند.
در سازمان هایی که کارتابل مدیریتی بخشی از یک ERP یکپارچه است ، مکاتبات داخلی به سایر واحد ها متصل می شود.
این یکپارچه سازی سازمانی باعث می شود تصمیم گیری ها بر اساس اطلاعات کامل تری انجام شوند و ارتباط بین واحد ها بهبود یابد.
راهکار سیستم سامان S2S با ارائه ماژول اتوماسیون اداری و کارتابل مدیریتی ، بستری مناسب برای مدیریت هوشمند مکاتبات فراهم کرده است.
در این سامانه ، فرآیند هایی مانند :
ثبت و ارجاع الکترونیکی نامه ها
مدیریت درخواست های اداری
بایگانی الکترونیکی اسناد
گزارش گیری مدیریتی
به صورت یکپارچه انجام می شود. کارتابل مدیریتی در راهکار سیستم سامان S2S، به مدیران کمک می کند تا بدون اتلاف زمان ، تصمیم های دقیق تری اتخاذ کنند.
کارتابل مدیریتی به عنوان یکی از اجزای حیاتی اتوماسیون اداری تحت وب ، نقش مستقیمی در تسریع تصمیم گیری سازمانی دارد.
با ساماندهی مکاتبات داخلی ، کاهش کاغذ بازی ، افزایش امنیت اطلاعات و ارائه گزارش های دقیق ، این ابزار به مدیران کمک می کند تا تصمیم های آگاهانه تری اتخاذ کنند.
در نهایت ، استفاده از راهکار های یکپارچه مانند راهکار سیستم سامان S2S ، مسیر حرکت سازمان ها به سوی افزایش بهره وری سازمانی را هموار می کند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.