چگونه فرآیندهای کاری را با BPMS ساختارمند کنیم؟
در سازمان‌هایی که فعالیت‌ها میان چند واحد تقسیم شده‌اند، نبود مسیر مشخص برای انجام درخواست‌ها می‌تواند باعث تأخیر، دوباره‌کاری و ابهام در مسئولیت‌ها شود. برای مثال، یک درخواست خرید ممکن است برای تأیید بین واحدهای مالی، انبار و تدارکات جابه‌جا شود، اما به دلیل نبود سازوکار مشخص، وضعیت آن برای افراد درگیر روشن نباشد. نرم‌افزار BPMS با تعریف مراحل اجرا، تعیین مسئولیت‌ها و کنترل گردش فعالیت‌ها به سازمان کمک می‌کند فرآیندهای کاری را ساختارمند و قابل پیگیری کند.
BPMS چیست و چه مسئله‌ای را در سازمان حل می‌کند؟
BPMS مخفف Business Process Management System و به معنای سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است. این راهکار نرم‌افزاری برای تعریف، اجرا، مدیریت و پایش فعالیت‌هایی طراحی شده که برای رسیدن به یک نتیجه مشخص باید با ترتیب و قواعد معینی انجام شوند.
در روش‌های سنتی، بسیاری از فعالیت‌ها از طریق تماس تلفنی، مکاتبات پراکنده، فایل‌های اکسل یا پیگیری‌های حضوری انجام می‌شوند. این شیوه علاوه بر افزایش وابستگی به افراد، امکان فراموش شدن درخواست‌ها و تأخیر در تصمیم‌گیری را بیشتر می‌کند.
برای نمونه، در فرآیند تأیید خرید، درخواست ابتدا توسط واحد متقاضی ثبت می‌شود، سپس موجودی کالا بررسی شده و پس از ارزیابی بودجه، برای تأیید نهایی به مسئول مربوط ارجاع داده می‌شود. با استفاده از یک ساختار مشخص، ترتیب مراحل، مسئول هر فعالیت و شرایط عبور به مرحله بعد تعیین خواهد شد.
بنابراین هدف از استفاده از BPMS صرفاً انتقال فرم‌های کاغذی به محیط دیجیتال نیست؛ بلکه ایجاد نظم در اجرای فعالیت‌ها و فراهم کردن امکان کنترل بهتر آن‌هاست.
نرم‌افزار BPMS چگونه فرآیندهای سازمانی را مدیریت می‌کند؟
برای مدیریت یک جریان کاری، ابتدا باید مراحل انجام فعالیت، نقطه شروع، اطلاعات موردنیاز و خروجی نهایی مشخص شوند. سپس مسئولیت هر مرحله و شرایط انتقال درخواست به گام بعدی تعیین می‌شود.
یک سیستم مدیریت فرآیند می‌تواند بر اساس قواعد تعریف‌شده، فعالیت‌ها را به مسئولان مربوط ارجاع دهد و وضعیت اجرای آن‌ها را ثبت کند. در نتیجه، مدیران می‌توانند متوجه شوند هر درخواست در چه مرحله‌ای قرار دارد و کدام فعالیت هنوز تکمیل نشده است.
سه بخش در این ساختار اهمیت زیادی دارند:
- تعریف جریان کار: مشخص کردن ترتیب فعالیت‌ها، مسئولان و شرایط انجام هر مرحله.
- کنترل اجرای فرآیند: بررسی وضعیت درخواست‌ها و اطمینان از انجام فعالیت‌ها طبق قواعد تعیین‌شده.
- ثبت سوابق و گزارش‌گیری: نگهداری اطلاعات اجرا برای بررسی عملکرد و شناسایی نقاط قابل بهبود.
این ساختار باعث می‌شود اجرای فعالیت‌ها کمتر به پیگیری‌های فردی وابسته باشد و امکان بررسی عملکرد فرآیندها افزایش پیدا کند.
مهم‌ترین کاربردهای سیستم مدیریت فرآیند در بخش‌های مختلف
استفاده از این راهکار به یک واحد خاص محدود نمی‌شود. هر فعالیتی که دارای مراحل مشخص، مسئولیت‌های متعدد یا نیاز به تأیید باشد، می‌تواند گزینه مناسبی برای سامان‌دهی باشد.
واحد اداری: مدیریت درخواست مرخصی، مأموریت، تجهیزات و مکاتبات داخلی از جمله کاربردهای آن است. مشخص بودن مسیر ارجاع، پیگیری درخواست‌ها را آسان‌تر می‌کند.
واحد مالی: بررسی اسناد، درخواست پرداخت، تأیید هزینه‌ها و کنترل مدارک می‌توانند بر اساس مراحل مشخص انجام شوند. این موضوع به کاهش تأخیر در گردش اسناد کمک می‌کند.
منابع انسانی: فرآیند جذب نیرو، شروع همکاری، ثبت درخواست‌های کارکنان و برنامه‌ریزی آموزش از فعالیت‌هایی هستند که به هماهنگی میان چند مسئول نیاز دارند.
خرید و تأمین: بررسی درخواست کالا، کنترل موجودی، دریافت تأییدیه‌ها و پیگیری سفارش‌ها از طریق جریان کاری مشخص قابل مدیریت هستند.
تولید و کنترل کیفیت: ارجاع درخواست‌های بررسی، پیگیری عدم انطباق‌ها و اقدامات اصلاحی می‌توانند با نظم بیشتری انجام شوند. هماهنگی این فعالیت‌ها در محیط صنعتی به بهبود مدیریت عملیات کارخانه کمک می‌کند.
مزایای پیاده‌سازی BPMS در سازمان
یکی از مهم‌ترین نتایج استفاده از این سیستم، افزایش شفافیت در مسئولیت‌هاست. هنگامی که هر فعالیت به مسئول مشخصی اختصاص پیدا می‌کند، احتمال بلاتکلیف ماندن درخواست‌ها کاهش می‌یابد.
از دیگر مزایای مهم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کاهش زمان انجام فعالیت‌ها: حذف برخی پیگیری‌های دستی و مشخص بودن مسیر ارجاع، زمان انتظار میان مراحل را کاهش می‌دهد.
- جلوگیری از دوباره‌کاری: تعریف مراحل و اطلاعات موردنیاز، احتمال ثبت ناقص درخواست‌ها یا انجام تکراری فعالیت‌ها را کمتر می‌کند.
- افزایش قابلیت پیگیری: سوابق اجرای فرآیند امکان بررسی وضعیت درخواست‌ها و اقدامات انجام‌شده را فراهم می‌کنند.
- یکسان‌سازی روش انجام کار: فعالیت‌های پرتکرار بر اساس قواعد مشخص اجرا می‌شوند و وابستگی به روش‌های شخصی کاهش می‌یابد.
- بهبود تصمیم‌گیری مدیریتی: اطلاعات ثبت‌شده به شناسایی تأخیرها و نقاط ضعف جریان کاری کمک می‌کنند.
البته برای دستیابی به این نتایج، ابتدا باید فرآیندهای ناکارآمد بررسی و اصلاح شوند. خودکارسازی یک روش اشتباه، لزوماً باعث بهبود عملکرد سازمان نخواهد شد.
تفاوت BPMS با BPM، BPMN و ERP چیست؟
این اصطلاحات ارتباط نزدیکی با مدیریت فرآیند دارند، اما کاربرد یکسانی ندارند.
BPM رویکردی مدیریتی برای شناسایی، تحلیل، طراحی و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار است. BPMN نیز یک استاندارد برای نمایش تصویری مراحل و ارتباط میان فعالیت‌هاست. در مقابل، BPMS ابزار نرم‌افزاری برای تعریف و اجرای جریان‌های کاری محسوب می‌شود.
ERP حوزه‌های عملیاتی سازمان مانند حسابداری، خرید، فروش، انبار، منابع انسانی و تولید را مدیریت می‌کند. تفاوت اصلی این دو در تمرکز آن‌هاست؛ سیستم ERP اطلاعات و عملیات سازمان را یکپارچه می‌کند، در حالی که BPMS بر ساختار و اجرای گردش فعالیت‌ها تمرکز دارد.
این دو راهکار می‌توانند مکمل یکدیگر باشند. برای مثال، فرآیند تأیید خرید می‌تواند از یک جریان کاری مشخص پیروی کند، در حالی که اطلاعات کالا، موجودی و اسناد مالی در سامانه ERP نگهداری می‌شوند.
معیارهای مهم برای انتخاب نرم‌افزار مدیریت فرآیند
انتخاب راهکار مناسب باید بر اساس نیاز واقعی مجموعه انجام شود. پیش از خرید، بهتر است فرآیندهای پرتکرار و مشکلات فعلی آن‌ها شناسایی شوند.
در ارزیابی نرم‌افزار به این موارد توجه کنید:
- امکان تعریف مراحل، مسئولیت‌ها و شروط اجرای فعالیت‌ها؛
- پشتیبانی از اجرای خودکار یا دستی فرآیندها؛
- قابلیت زمان‌بندی فعالیت‌های تکراری؛
- ثبت تاریخچه و سوابق اجرای درخواست‌ها؛
- مدیریت سطح دسترسی کاربران؛
- امکان تهیه گزارش از عملکرد فرآیندها؛
- قابلیت ارتباط با اطلاعات و سامانه‌های عملیاتی سازمان.
همچنین بهتر است پیش از تصمیم نهایی، یک فرآیند واقعی در محیط نرم‌افزار بررسی شود. این کار مشخص می‌کند امکانات موجود تا چه اندازه با نیازهای اجرایی مجموعه مطابقت دارند.
نقش فرآیندساز S2S ERP راهکار سیستم سامان در مدیریت فعالیت‌ها
در نرم‌افزار S2S ERP راهکار سیستم سامان، ماژول فرآیندساز برای تعریف و اجرای فرآیندهای دارای الگوی مشخص در نظر گرفته شده است. این ماژول امکان تعیین دوره‌های زمانی اجرای خودکار، اولویت‌بندی فرآیندها و اختصاص پارامترهای ورودی همراه با مقادیر پیش‌فرض را فراهم می‌کند.
همچنین می‌توان شروط موردنیاز برای اجرای هر فرآیند را تعریف کرد تا سیستم پیش از اجرا آن‌ها را کنترل کند. کاربران دارای سطح دسترسی مجاز نیز امکان اجرای دستی فرآیندها را دارند و می‌توانند تاریخچه اجرا را مشاهده کنند.
در کنار این قابلیت‌ها، ماژول گزارش‌ساز امکان تهیه گزارش با استفاده از Query SQL، تنظیم پارامترهایی مانند تاریخ، گروه‌بندی گزارش‌ها و تعیین دسترسی مجزای کاربران را فراهم می‌کند.
برای مثال، در یک فرآیند سفارشی‌سازی‌شده می‌توان شرایطی تعریف کرد که سفارش‌های خرید بر اساس معیارهایی مانند نوع کالا، سقف مبلغ و تأمین‌کننده به‌صورت خودکار تأیید شوند. چنین سازوکاری نشان می‌دهد چگونه قواعد مشخص می‌توانند بخشی از فعالیت‌های تکراری را بدون نیاز به پیگیری دستی مدیریت کنند.
این امکانات در کنار سایر بخش‌های نرم‌افزار می‌توانند به هماهنگی بهتر فعالیت‌های سازمانی و مدیریت عملیات کارخانه کمک کنند. البته انتخاب این راهکار باید بر اساس نوع فرآیند و قابلیت‌های موردنیاز سازمان انجام شود.
جمع‌بندی
مدیریت مؤثر فرآیندها به مشخص بودن مراحل اجرا، مسئولیت‌ها و قواعد انجام فعالیت‌ها وابسته است. استفاده از BPMS می‌تواند با کاهش پیگیری‌های پراکنده، ثبت سوابق و افزایش شفافیت، اجرای فعالیت‌های سازمانی را منظم‌تر کند. با این حال، نتیجه مطلوب زمانی حاصل می‌شود که فرآیندهای موجود پیش از خودکارسازی بررسی و اصلاح شوند. انتخاب راهکار متناسب با نیاز مجموعه و استفاده از قابلیت‌های آن در کنار سامانه‌های عملیاتی مانند S2S ERP، زمینه بهبود هماهنگی و افزایش بهره‌وری را فراهم می‌کند.
سوالات متداول
آیا برای استفاده از BPMS باید ساختار سازمانی تغییر کند؟
لزومی ندارد ساختار کلی سازمان تغییر کند؛ اما ممکن است لازم باشد مسئولیت برخی فعالیت‌ها، مسیر تأییدها و نحوه ارجاع درخواست‌ها بازنگری شوند. هدف، هماهنگ کردن جریان کار با مسئولیت‌های واقعی واحدهاست.
کدام فرآیندها برای شروع پیاده‌سازی BPMS مناسب‌تر هستند؟
فرآیندهایی که تکرار زیادی دارند، میان چند واحد جابه‌جا می‌شوند یا معمولاً با تأخیر در تأیید روبه‌رو هستند، گزینه‌های مناسبی محسوب می‌شوند. درخواست خرید، تأیید هزینه و گردش اسناد نمونه‌های قابل بررسی هستند.
آیا BPMS امکان شناسایی گلوگاه‌های سازمان را فراهم می‌کند؟
ثبت سوابق و زمان اجرای مراحل می‌تواند به شناسایی نقاطی کمک کند که درخواست‌ها در آن‌ها متوقف یا با تأخیر مواجه می‌شوند. البته برای تحلیل دقیق، باید اطلاعات کافی از زمان شروع، پایان و وضعیت فعالیت‌ها ثبت شده باشد.
تفاوت گردش کار دیجیتال با خودکارسازی کامل فرآیند چیست؟
در گردش کار دیجیتال، مراحل و مسئولیت‌ها در یک محیط نرم‌افزاری مشخص و قابل پیگیری می‌شوند؛ اما خودکارسازی کامل به اجرای فعالیت‌ها بر اساس قواعد و بدون دخالت دستی در بخش‌های قابل خودکارسازی اشاره دارد. همه مراحل یک فرآیند الزاماً قابلیت اجرای خودکار ندارند.
آیا امکان اجرای فرآیندها در زمان‌های مشخص وجود دارد؟
این قابلیت به امکانات نرم‌افزار بستگی دارد. برای نمونه، در ماژول فرآیندساز S2S ERP می‌توان دوره‌های زمانی اجرای خودکار فرآیندها را تعیین کرد و تاریخچه اجرای آن‌ها را نیز مشاهده کرد.