در دنیای رقابتی امروز، سازمان هایی موفق هستند که بتوانند فرآیند های خود را به صورت دقیق، سریع و هوشمند مدیریت کنند. در این راستا، نرم افزار BPMS به عنوان یکی از مهم ترین ابزارهای تحول دیجیتال و بهبود بهره وری مطرح می شود. اما واقعاً BPMS چیست و چه کاربردی دارد؟ در این مقاله به بررسی کامل مفاهیم مرتبط با BPMS، تفاوت آن با مفاهیمی مثل BPM و BPMN، مزایا، کاربرد ها و نحوه استفاده از آن در سازمان ها خواهیم پرداخت.
BPMS مخفف عبارت Business Process Management System به معنی «سیستم مدیریت فرآیند های کسب و کار» است. این سامانه نرم افزاری به سازمان ها کمک می کند تا طراحی، مدل سازی، اجرای خودکار و تحلیل فرآیند های کاری خود را به صورت یکپارچه انجام دهند.در واقع، BPMS ابزاری است که فرآیند های دستی و سنتی را به گردش کار های خودکار و دیجیتالی تبدیل می کند و در عین حال، امکان نظارت و بهینه سازی مداوم بر عملکرد آن‌ها را فراهم می سازد.
در مسیر شناخت بهتر BPMS، باید مفاهیم نزدیک به آن را نیز بررسی کنیم:
BPM چیست؟
BPM یا Business Process Management یک رویکرد مدیریتی برای بهبود مستمر فرآیند های سازمانی است. این مفهوم فراتر از نرم افزار بوده و بیشتر به روش ها، تکنیک ها و استراتژی هایی اشاره دارد که به بهینه سازی گردش کار ها کمک می کنند.
BPMN چیست؟
BPMN مخفف Business Process Model and Notation است. این ابزار استانداردی برای مدل سازی فرآیند های کاری به صورت نمودارهای گرافیکی قابل درک برای تحلیلگران، مدیران و برنامه نویسان است.
BPMN و BPMS چیست؟
استفاده از BPMN در کنار BPMS این امکان را می دهد که فرآیند ها ابتدا به صورت بصری طراحی شوند و سپس در نرم افزار BPMS پیاده سازی و اجرا گردند. این ترکیب باعث یکپارچگی و انسجام در تحلیل و اجرای فرآیند ها می شود.
نرم افزار BPMS یک بستر دیجیتال برای ساخت، مدیریت و اجرای فرآیند های سازمانی است. کاربران از طریق ورود به سیستم BPMS می توانند فرم ها را پر کنند، گردش کارها را مشاهده نمایند و وضعیت وظایف خود را پیگیری کنند. این سامانه به مدیران این امکان را می دهد تا به صورت لحظه ای عملکرد واحد ها را پایش کنند.
طراحی فرم های سازمانی بدون نیاز به کد نویسی
ساخت گردش کار (Workflow) برای تعریف مراحل انجام یک فرآیند
تعریف قوانین کسب و کار برای هدایت مسیر فرآیند
کارتابل الکترونیکی برای مدیریت وظایف کاربران
گزارش گیری هوشمند از وضعیت و زمان انجام فرآیند ها
پیاده سازی یک سامانه BPMS قدرتمند می تواند مزایای بسیاری را برای سازمان به همراه داشته باشد:
1.خودکار سازی فرآیند ها و حذف کار های تکراری
با استفاده از BPMS، کارهای تکراری و دستی حذف شده و فرآیند ها به صورت خودکار انجام می شوند.
2.کاهش خطای انسانی
تعریف دقیق وظایف و مراحل در سیستم باعث می شود خطا های انسانی کاهش یابد و فرآیند ها با دقت بیشتری اجرا شوند.
3.افزایش شفافیت و نظارت بهتر
مدیران می توانند از طریق داشبورد ها و گزارش های تحلیلی، بر عملکرد بخش ها نظارت کرده و گلوگاه های سازمانی را شناسایی کنند.
4.افزایش سرعت اجرا و کاهش زمان انجام کار ها
با حذف بروکراسی های اداری و سنتی، کارها سریع تر پیش می روند و رضایت کارکنان و مشتریان افزایش می یابد.
5. یکپارچگی با سایر سیستم ها
سامانه BPMS قابلیت اتصال و یکپارچه سازی با نرم افزار های ERP، CRM، اتوماسیون اداری و سایر سیستم های اطلاعاتی را دارد.
برای بهره برداری کامل از سامانه BPMS، لازم است کاربران با ابزار های آن آشنا باشند. آموزش BPMS شامل موارد زیر است:
این آموزش ها معمولاً در قالب دوره های حضوری، آنلاین یا فیلم آموزشی BPMS توسط شرکت های نرم افزاری ارائه می شوند.
پس از پیاده سازی نرم افزار، کاربران از طریق ورود به سیستم BPMS می توانند وارد کارتابل شخصی خود شده و به انجام وظایف بپردازند. هر کاربر بر اساس نقش و سطح دسترسی خود، به فرآیند های مرتبط دسترسی دارد و می تواند گردش کار را مشاهده، تأیید یا رد کند.
با توجه به افزایش پیچیدگی فرآیند های سازمانی و رشد رقابت در بازار، استفاده از سامانه های هوشمند مانند BPMS دیگر یک انتخاب نیست، بلکه یک ضرورت است. اگر به دنبال:
پیشنهاد می کنیم اجرای یک نرم افزار BPMS جامع و یکپارچه را در اولویت استراتژی های سازمانی خود قرار دهید.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.