ردیابی سریالی و دسته‌ای کالا چیست و چگونه انجام می‌شود؟

در بسیاری از شرکت‌ها، کنترل موجودی فقط به دانستن تعداد کالاهای موجود محدود نمی‌شود. زمانی که کالاها در چند مرحله خرید، انبارش، تولید، انتقال و فروش جابه‌جا می‌شوند، سازمان باید بتواند سابقه هر کالا یا هر گروه از کالاها را نیز بررسی کند. ردیابی سریالی و دسته‌ای کالا یکی از روش‌های مهم برای ایجاد این شفافیت است و به سازمان کمک می‌کند مسیر ورود، جابه‌جایی، مصرف و خروج کالا را دقیق‌تر دنبال کند.

این روش به‌خصوص در شرکت‌های تولیدی و سازمان‌هایی که با مواد اولیه، محصولات، قطعات یا کالاهای دارای مشخصات متفاوت سروکار دارند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. استفاده از نرم افزار مدیریت انبار می‌تواند ثبت و پیگیری این اطلاعات را منظم‌تر کرده و دسترسی به سوابق کالا را ساده‌تر کند.

ردیابی سریالی و دسته‌ای کالا چیست؟

ردیابی کالا به معنای اختصاص یک شناسه قابل پیگیری به کالا یا گروهی از کالاها و استفاده از آن در فرآیندهای مختلف انبار است. این شناسه می‌تواند در رسیدها، حواله‌ها و سایر اسناد مرتبط با گردش کالا مورد استفاده قرار گیرد.

در ردیابی سریالی  (Serial Tracking) هر واحد کالا می‌تواند شناسه اختصاصی داشته باشد. بنابراین سابقه یک کالای مشخص را می‌توان جدا از سایر واحدهای مشابه دنبال کرد.

در مقابل، ردیابی دسته‌ای  (Batch Tracking) کالاها را در قالب یک گروه یا محموله مشترک دنبال می‌کند. در این حالت، اطلاعات مربوط به یک دسته از مواد یا محصولات با یک کد ردیابی مشخص قابل پیگیری است.

انتخاب روش مناسب به نوع کالا و فرآیند سازمان بستگی دارد. در برخی فعالیت‌ها، شناسایی تک‌تک اقلام اهمیت بیشتری دارد و در برخی دیگر، رهگیری یک محموله یا دسته کالا کاربردی‌تر است.

تفاوت ردیابی Serial و Batch چیست؟

مهم‌ترین تفاوت این دو روش در سطح شناسایی کالا است. در روش سریالی، هر واحد می‌تواند شناسه منحصربه‌فرد خود را داشته باشد؛ بنابراین سابقه همان واحد مشخص قابل بررسی است. اما در روش دسته‌ای، چند قلم کالا که متعلق به یک محموله یا گروه هستند، تحت یک شناسه مشترک مدیریت می‌شوند.

برای مثال، اگر یک شرکت تجهیزات مختلفی را خریداری و هر دستگاه را به صورت مستقل نگهداری کند، ردیابی سریالی می‌تواند برای بررسی سابقه هر دستگاه کاربرد داشته باشد. در مقابل، زمانی که یک محموله مواد اولیه با شرایط مشترک وارد انبار می‌شود، ردیابی دسته‌ای می‌تواند روش مناسبی برای مدیریت آن باشد.

در نتیجه، تفاوت اصلی Batch و Serial در نحوه شناسایی و سطح رهگیری کالا است، نه صرفاً در نام‌گذاری اطلاعات انبار.

ردیابی کالا در انبار چگونه انجام می‌شود؟

برای ایجاد ردیابی مؤثر، ابتدا باید کالا یا مواد موردنظر با کد ردیابی مشخص شوند. سپس این کد در اسناد مرتبط با ورود و خروج کالا ثبت و در ادامه گردش کالا حفظ می‌شود.

در یک سیستم انبارداری منظم، ردیابی می‌تواند در فرآیندهایی مانند خرید، ارسال مواد به تولید، دریافت از تولید، مصرف تولید، ارسال به پیمانکار، ضایعات، برگشت مواد، فروش و برگشت از فروش مورد استفاده قرار گیرد.

در S2S ERP امکان اختصاص کد ردیابی مواد و محصول به صورت دستی یا اتوماتیک و مدیریت آن در رسیدها و حواله‌های مختلف انبار پیش‌بینی شده است. همچنین گزارش‌های کاردکس ردیابی و موجودی ردیابی برای بررسی اطلاعات مرتبط با گردش کالا در نظر گرفته شده‌اند.

مزایای ردیابی سریالی و دسته‌ای کالا

یکی از مهم‌ترین مزایای این روش، افزایش شفافیت در گردش موجودی است. زمانی که کالا با شناسه مشخص در اسناد ثبت شود، بررسی مسیر آن نسبت به حالتی که فقط مقدار کالا ثبت شده باشد، آسان‌تر خواهد بود.

مزیت دیگر، کمک به کنترل موجودی است. گزارش‌های مرتبط با ردیابی می‌توانند اطلاعات دقیق‌تری درباره گردش کالا در اختیار کاربران قرار دهند و بررسی سوابق ورود و خروج را ساده‌تر کنند.

ردیابی همچنین در زمان بررسی مغایرت‌های انبار اهمیت دارد. اگر اطلاعات هر کالا یا دسته کالا در اسناد مختلف ثبت شده باشد، امکان بررسی سوابق آن و یافتن محل ایجاد اختلاف بیشتر می‌شود.

از سوی دیگر، این روش می‌تواند در فرآیندهای تولید نیز کاربرد داشته باشد. زمانی که مواد اولیه از انبار به تولید ارسال و بخشی از آن مصرف می‌شود، حفظ اطلاعات ردیابی می‌تواند ارتباط میان موجودی و فرآیند مصرف را شفاف‌تر کند.

نقش ردیابی کالا در کنترل کیفیت

ردیابی فقط یک موضوع انبارداری نیست و می‌تواند با فرآیندهای کنترل کیفیت نیز ارتباط داشته باشد. زمانی که مواد اولیه یا محصولات با شناسه مشخص ثبت شوند، اطلاعات مربوط به آن‌ها در فرآیندهای مختلف قابل پیگیری‌تر خواهد بود.

در  S2S ERP، علاوه بر ثبت و مدیریت کد ردیابی، امکان صدور رسید موقت برای چرخه فرآیند کنترل کیفی محصول و مواد اولیه نیز وجود دارد. همچنین کارت و لیبل ردیابی و شناسایی مواد و محصول قابل چاپ است.

این قابلیت‌ها می‌توانند به سازمان کمک کنند اطلاعات کالا را در مراحل مختلف منظم‌تر ثبت و بررسی کند.

ردیابی کالا در تولید و زنجیره تأمین

در شرکت‌های تولیدی، گردش مواد معمولاً از خرید شروع شده و پس از ورود به انبار، به تولید، پیمانکار یا سایر بخش‌ها منتقل می‌شود. در ادامه نیز محصول ساخته‌شده ممکن است دوباره وارد انبار شده و در نهایت به مشتری تحویل داده شود.

در چنین فرآیندی، از دست رفتن اطلاعات ردیابی می‌تواند بررسی سوابق کالا را دشوار کند. به همین دلیل، ثبت کد ردیابی در اسناد مختلف اهمیت دارد.

نرم افزار انبار S2S ERP  شرکت راهکار سیستم سامان امکان مدیریت ردیابی مواد و محصولات را در فرآیندهایی مانند خرید، ارسال به تولید، دریافت از تولید، مصرف تولید، ارسال به پیمانکار، ضایعات، برگشت مواد و فروش فراهم می‌کند. همچنین انبارهای حین تولید و انبار پیمانکاران نیز در ساختار سیستم قابل مدیریت هستند.
این ارتباط اطلاعاتی برای سازمان‌هایی که مدیریت عملیات کارخانه را به صورت ساختاریافته انجام می‌دهند، اهمیت ویژه‌ای دارد؛ زیرا گردش مواد میان انبار و تولید بخش مهمی از فرآیند عملیاتی آن‌هاست.

نقش نرم افزار مدیریت انبار در ردیابی کالا

ثبت دستی اطلاعات ردیابی در حجم بالای عملیات می‌تواند زمان‌بر باشد و احتمال خطای انسانی را افزایش دهد. یک نرم افزار مدیریت انبار می‌تواند ثبت کدهای ردیابی، نگهداری سوابق و تهیه گزارش‌های مرتبط را در چارچوب فرآیندهای انبار انجام دهد.

در  S2S ERP، علاوه بر گزارش کاردکس ردیابی و موجودی ردیابی، امکان جستجو و فیلترینگ اطلاعات کالا، تعریف مشخصات کالا و ثبت شناسنامه و اطلاعات تکمیلی آن نیز وجود دارد. همچنین در فرآیند تبدیل کالا، ارتباط با کد ردیابی و الزامات بازرسی در نظر گرفته شده است.

بنابراین ردیابی کالا می‌تواند بخشی از یک ساختار منسجم مدیریت موجودی باشد و صرفاً به ثبت یک کد در زمان ورود کالا محدود نشود.

ردیابی سریالی و دسته‌ای در S2S ERP

S2S ERP  در بخش انبار و حسابداری انبار، ابزارهایی برای مدیریت اطلاعات و گردش کالا ارائه می‌کند. اختصاص کد ردیابی، مدیریت آن در اسناد مختلف، گزارش کاردکس ردیابی، گزارش موجودی ردیابی و چاپ کارت و لیبل ردیابی از قابلیت‌های مستند این بخش هستند.
همچنین ارتباط اطلاعات انبار با فرآیندهای خرید، تولید، پیمانکاری و فروش باعث می‌شود اطلاعات گردش کالا در بخش‌های مختلف سازمان قابل پیگیری باشد. در چنین ساختاری، ردیابی می‌تواند به عنوان یکی از ابزارهای کنترل بهتر موجودی و سوابق کالا مورد استفاده قرار گیرد.

جمع‌بندی

ردیابی سریالی و دسته‌ای کالا روشی برای ثبت و دنبال کردن سابقه کالا یا گروهی از کالاها در مراحل مختلف گردش آن‌هاست. در ردیابی سریالی، هر واحد می‌تواند شناسه اختصاصی داشته باشد، در حالی که در ردیابی دسته‌ای، کالاهای یک گروه یا محموله با یک کد مشترک رهگیری می‌شوند.

این روش در کنترل موجودی، بررسی گردش کالا، فرآیندهای تولید، کنترل کیفیت و مدیریت سوابق انبار کاربرد دارد. استفاده از نرم افزار مناسب نیز می‌تواند ثبت و گزارش‌گیری اطلاعات ردیابی را منظم‌تر کند.

سوالات متداول

تفاوت ردیابی سریالی و دسته‌ای کالا چیست؟

در ردیابی سریالی، هر واحد کالا می‌تواند شناسه اختصاصی داشته باشد؛ اما در ردیابی دسته‌ای، چند قلم کالا در قالب یک دسته یا محموله با یک کد ردیابی مدیریت می‌شوند.

ردیابی کالا در انبار چه کاربردی دارد؟

برای پیگیری گردش کالا، بررسی سوابق ورود و خروج، کنترل موجودی و دسترسی به اطلاعات مرتبط با کالا در مراحل مختلف استفاده می‌شود.

آیا ردیابی کالا فقط برای محصولات تولیدی است؟

خیر. ردیابی می‌تواند برای مواد اولیه، کالاهای خریداری‌شده، محصولات، اقلام ارسالی به تولید یا پیمانکار و سایر کالاهایی که نیاز به رهگیری دارند استفاده شود.

آیا S2S ERP امکان گزارش‌گیری از اطلاعات ردیابی را دارد؟

بله. در ساختار بخش انبار S2S ERP، گزارش‌هایی مانند کاردکس ردیابی و موجودی ردیابی پیش‌بینی شده است. همچنین امکان چاپ کارت و لیبل ردیابی مواد و محصول وجود دارد.