مدیریت صحیح دارایی ها یکی از ارکان مهم بهره وری سازمانی است. زمانی که فرآیند های کنترل گردش اموال به درستی اجرا نشوند، سازمان با مشکلاتی مانند گم شدن دارایی ها، اختلاف موجودی و افزایش هزینه های نگهداری رو به رو می شود. استفاده از نرم افزار مدیریت اموال و ایجاد ساختاری منظم برای ثبت و پیگیری دارایی ها می تواند بسیاری از این مشکلات را بر طرف کند.
در بسیاری از سازمان ها اشتباهاتی در مدیریت اموال رخ می دهد که در نگاه اول کوچک به نظر می رسند، اما در بلند مدت باعث کاهش شفافیت و افزایش هزینه های عملیاتی می شوند. در ادامه با ۱۰ مورد از مهم ترین این اشتباهات آشنا می شویم.
نبود شناسنامه اموال یکی از رایج ترین مشکلات در سازمان هاست. زمانی که برای هر دارایی اطلاعاتی مانند کد اموال، محل استقرار، تاریخ خرید و مشخصات فنی ثبت نشود، ردیابی و مدیریت آن دشوار خواهد شد. ایجاد شناسنامه دقیق برای هر دارایی پایه اصلی مدیریت اموال است.
در بسیاری از سازمان ها استهلاک گیری دارایی ها به صورت دستی انجام می شود یا بر اساس مدل های غیر استاندارد محاسبه می گردد. این موضوع باعث می شود ارزش واقعی دارایی ها در گزارش های مالی مشخص نباشد. استفاده از سیستم های خودکار برای محاسبه استهلاک، دقت گزارش ها را افزایش می دهد.
برخی سازمان ها پس از خرید تجهیزات دیگر به ارزیابی ارزش دارایی توجه نمی کنند. در حالی که تغییرات بازار، استهلاک و شرایط استفاده می تواند ارزش واقعی دارایی ها را تغییر دهد. بررسی دوره ای ارزش دارایی ها به تصمیم گیری بهتر در خرید یا جایگزینی کمک می کند.
یکی از مهم ترین عوامل ایجاد اختلاف در موجودی، جابجایی دارایی ها بدون ثبت در سیستم است. ثبت دقیق تحویل گیری و تحول اموال باعث می شود محل دقیق هر دارایی مشخص باشد و مسئولیت نگهداری آن نیز شفاف گردد.
ضعف در اجرای اموال گردانی دوره ای باعث می شود اطلاعات ثبت شده در سیستم با وضعیت واقعی دارایی ها مطابقت نداشته باشد. اموال گردانی منظم کمک می کند دارایی های گمشده، بلا استفاده یا آسیب دیده شناسایی شوند.
در برخی سازمان ها هر واحد روش متفاوتی برای ثبت یا نگهداری اطلاعات اموال دارد. این موضوع در مدیریت اموال بین واحدی مشکلاتی ایجاد می کند و باعث بروز اختلاف در اطلاعات می شود. وجود یک سیستم یکپارچه برای تمام واحد ها اهمیت زیادی دارد.
در طول عمر یک دارایی اتفاقات مختلفی رخ می دهد؛ از تعمیر و خرابی گرفته تا تغییر محل یا تغییر مسئول. اگر ثبت رویداد های اموال به طور کامل انجام نشود، تصویر دقیقی از وضعیت دارایی ها در اختیار مدیریت قرار نخواهد گرفت.
نبود ممیزی دارایی ثابت در بازه های زمانی مشخص باعث می شود اختلاف بین موجودی واقعی و اطلاعات سیستم افزایش یابد. ممیزی منظم کمک می کند مشکلات موجود شناسایی و اصلاح شوند.
عدم توجه به ثبت خسارت اموال و نبود برنامه مشخص برای مدیریت تعمیر و نگهداشت اموال باعث کاهش عمر تجهیزات می شود. برنامه ریزی برای نگهداری منظم دارایی ها هزینه های آینده را به طور قابل توجهی کاهش می دهد.
اگر اطلاعات دارایی ها در سیستم مالی و سیستم اموال هماهنگ نباشد، گزارش های مالی با خطا مواجه می شوند. یکپارچه سازی اموال با سیستم مالی باعث می شود اطلاعات استهلاک، ارزش دارایی و موجودی ها به صورت دقیق ثبت شود.
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه نرم افزار تخصصی S2S ERP برای ردیابی اموال ، مدیریت شناسنامه دارایی ها و اجرای دقیق کنترل گردش اموال، به سازمان ها کمک می کند تا فرآیند های اموال داری خود را به صورت ساختار یافته اجرا کنند. استفاده از چنین راهکار هایی علاوه بر کاهش خطا های انسانی، دقت اطلاعات دارایی ها را نیز افزایش می دهد.
مدیریت صحیح دارایی ها نقش مهمی در افزایش بهره وری و کاهش هزینه های سازمان دارد. بسیاری از مشکلات اموال داری به دلیل نبود فرآیند های مشخص، ثبت ناقص اطلاعات یا عدم استفاده از ابزار های مناسب ایجاد می شود. بهره گیری از نرم افزار مدیریت اموال، انجام منظم ممیزی ها و استفاده از نرم افزار یکپارچه S2S ERP راهکار سیستم سامان می تواند به سازمان ها کمک کند تا کنترل دقیق تری بر دارایی های خود داشته باشند و از بروز خطا های مدیریتی جلوگیری کنند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.