در سازمان های امروزی، مدیریت اموال و دارایی های فیزیکی به یکی از دغدغه های اصلی مدیران مالی، اداری و فناوری اطلاعات تبدیل شده است. افزایش حجم تجهیزات، پراکندگی جغرافیایی دارایی ها، تغییرات مستمر در محل استقرار اموال و جابجایی کاربران، همگی زمینه ساز بروز مغایرت در اطلاعات اموال می شوند. مغایرت گیری اموال به عنوان فرآیندی کلیدی، نقش مهمی در شفافیت مالی، کنترل دارایی های ثابت و تصمیم گیری مدیریتی ایفا می کند.
مغایرت گیری اموال به فرآیند مقایسه اطلاعات ثبت شده در نرم افزار اموال با وضعیت واقعی دارایی ها گفته می شود. این مغایرت ها می توانند شامل اختلاف در تعداد، محل استقرار، وضعیت فیزیکی، مالکیت یا ارزش دارایی باشند. در نبود یک سیستم مدیریت دارایی دقیق، این اختلافات به مرور زمان افزایش یافته و منجر به زیان های مالی و اداری می شوند.
در سازمان های دولتی، دانشگاه ها، مدارس و شرکت های بزرگ، دارایی های ثابت سهم قابل توجهی از سرمایه را تشکیل می دهند. عدم کنترل صحیح این اموال می تواند پیامد هایی مانند:
را به دنبال داشته باشد. به همین دلیل، استفاده از نرم افزار مدیریت اموال به یک ضرورت غیر قابل انکار تبدیل شده است.
در بسیاری از سازمان ها هنوز اطلاعات اموال به صورت دستی یا در فایل های پراکنده نگهداری می شود. این روش احتمال خطای انسانی، تکرار داده و حذف نا خواسته اطلاعات را افزایش می دهد.
نبود ارتباط بین نرم افزار اموال و سیستم حسابداری، باعث ایجاد اختلاف در ارزش دارایی ها، محاسبه استهلاک و گزارش دارایی های ثابت می شود.
انتقال اموال بین واحد ها یا کاربران بدون ثبت در سامانه، یکی از اصلی ترین دلایل بروز مغایرت در اموال سازمانی است.
عدم استفاده از بارکد، QR Code یا پلاک گذاری استاندارد، شناسایی سریع دارایی ها را دشوار می کند.
یک سامانه اموال و دارایی ها حرفه ای، با مکانیزه کردن فرآیند ها، نقش کلیدی در کاهش مغایرت ها ایفا می کند. این نرم افزار ها امکاناتی مانند:
نرم افزار اموال تحت وب و ابری امکان دسترسی هم زمان کاربران، ثبت سریع تغییرات و جلوگیری از داده های تکراری را فراهم می کند. این ویژگی به ویژه برای سازمان هایی با چند شعبه یا واحد جغرافیایی بسیار حیاتی است.
پلاک گذاری اموال با بارکد یا QR Code باعث می شود فرآیند شناسایی و تطبیق دارایی ها با اطلاعات ثبت شده، سریع تر و دقیق تر انجام شود. این روش در انبار گردانی و ممیزی اموال، خطای انسانی را به حداقل می رساند.
مغایرت در دارایی ها مستقیماً بر محاسبه استهلاک و ارزش گذاری دارایی تأثیر می گذارد. نرم افزار دارایی ثابت که به صورت یکپارچه با حسابداری اموال کار می کند، امکان اصلاح خودکار مغایرت ها و ارائه گزارش های دقیق مالی را فراهم می سازد.
راهکار سیستم سامان S2S به عنوان یک نرم افزار مدیریت اموال یکپارچه، راهکاری حرفه ای برای مغایرت گیری اموال سازمانی ارائه می دهد. این سیستم با پوشش کامل فرآیند های:
امکان شناسایی سریع مغایرت ها و اصلاح آن ها را فراهم می کند. استفاده از S2S باعث افزایش شفافیت، کاهش هزینه های عملیاتی و بهبود کنترل دارایی های فیزیکی می شود.
در سازمان های دولتی، دانشگاه ها و مدارس، حجم بالای تجهیزات و محدودیت منابع انسانی، مغایرت گیری را دشوار تر می کند. استفاده از نرم افزار اموال سازمانی، امکان مدیریت متمرکز و کاهش خطا های انسانی را فراهم می سازد.
با پیشرفت فناوری، نرم افزار های مدیریت دارایی به سمت هوشمند سازی، تحلیل داده و استفاده از داشبورد های پیشرفته حرکت می کنند. این تحول، فرآیند مغایرت گیری را از یک فعالیت زمان بر به یک فرآیند سریع و تحلیلی تبدیل خواهد کرد.
مغایرت گیری اموال یکی از مهم ترین چالش های مدیریت دارایی های فیزیکی در سازمان هاست. استفاده از روش های سنتی، نه تنها کارایی لازم را ندارد، بلکه ریسک خطا و زیان مالی را افزایش می دهد. بهره گیری از نرم افزار مدیریت اموال و راهکار های یکپارچه ای مانند راهکار سیستم سامان S2S، امکان کنترل دقیق، شفافیت مالی و کاهش مغایرت ها را فراهم می کند. در نهایت، سازمان هایی که به مدیریت هوشمند اموال روی می آورند، گام بزرگی در مسیر بهره وری و انضباط مالی بر می دارند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.