نرم افزار مدیریت دارایی های ثابت IT| کنترل جابجایی اموال حرفه ای
تجهیزات فناوری اطلاعات از مهم ترین سرمایه های هر سازمان هستند. سرور ها، لپ تاپ ها، تجهیزات شبکه، سیستم های اداری و لایسنس نرم افزار ها همگی جزو دارایی هایی محسوب می شوند که نیاز به ثبت، کنترل و مدیریت دقیق دارند. استفاده از نرم افزار اموال و سیستم مدیریت اموال راهکاری حرفه ای برای جلوگیری از بی نظمی، مفقودی و هزینه های پنهان است.
در بسیاری از سازمان ها هنوز ثبت تجهیزات در فایل های پراکنده انجام می شود؛ روشی که نه امکان گزارش گیری دقیق دارد و نه قابلیت محاسبه خودکار استهلاک. در مقابل، یک نرم افزار مدیریت دارایی یا نرم افزار دارایی ثابت ساختاری منظم و قابل تحلیل برای مدیریت تجهیزات IT فراهم می کند.
ثبت دارایی های IT در سیستم اموال سازمانی
دارایی های IT شامل تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری است. ثبت این اقلام در برنامه ثبت اموال باعث می شود هر دارایی دارای کد، محل استقرار، مسئول تحویل گیرنده و وضعیت مشخص باشد. یک سیستم اموال سازمانی دقیق امکان دسته بندی دارایی های مشهود و نا مشهود را فراهم کرده و دید کاملی از سرمایه های سازمان ارائه می دهد.
نقش نرم افزار کنترل اموال در کاهش ریسک
استفاده از نرم افزار کنترل اموال مزایای متعددی دارد:
- ثبت دقیق اطلاعات تجهیزات
- کنترل جابجایی اموال
- ثبت تاریخچه تغییرات
- جلوگیری از خرید های تکراری
- گزارش گیری مدیریتی
یک سامانه مدیریت دارایی های ثابت کمک می کند مدیران در هر لحظه وضعیت تجهیزات IT را مشاهده کنند و تصمیم گیری مبتنی بر داده انجام دهند.
ارتباط سیستم دارایی ثابت با حسابداری
مدیریت دارایی بدون بخش مالی کامل نیست. با استفاده از نرم افزار حسابداری اموال می توان:
- ثبت سند اموال در حسابداری
- محاسبه استهلاک دارایی ثابت
- اجرای استهلاک خط مستقیم
- اجرای استهلاک نزولی
- محاسبه ارزش دفتری دارایی
- تهیه گزارش استهلاک سالانه
دارایی های IT به دلیل استهلاک سریع، نیازمند یک سیستم دارایی ثابت دقیق هستند تا اطلاعات مالی شفاف و قابل اتکا تولید شود.
مدیریت چرخه عمر دارایی IT
در یک Asset Tracking System حرفه ای، کل فرآیند مدیریت پوشش داده می شود:
- خرید و ثبت اولیه
- تخصیص به کاربر
- انتقال دارایی بین واحد ها
- مدیریت تعمیر و نگهداری دارایی
- حذف و اسقاط اموال
این فرآیند همان مدیریت چرخه عمر دارایی است که از زمان خرید تا پایان عمر مفید ادامه دارد.
ردیابی تجهیزات با بارکد
یکی از قابلیت های مهم در سیستم مدیریت اموال با بارکد و QR Code امکان:
- پلاک گذاری اموال
- کد گذاری دارایی ها
- چاپ بارکد اموال
- اجرای سریع صورت برداری اموال
- انجام دقیق انبار گردانی دارایی ها
استفاده از نرم افزار اموال با بارکد خوان دقت عملیات را افزایش داده و خطای انسانی را کاهش می دهد.
ویژگی های ضروری نرم افزار مدیریت دارایی IT
یک Fixed Asset Management Software استاندارد باید شامل:
- گزارش گیری پیشرفته اموال
- داشبورد مدیریت دارایی
- تعریف سطح دسترسی کاربران
- ثبت تاریخچه تغییرات اموال
- اتصال نرم افزار اموال به حسابداری
- اجرای سیستمی در قالب نرم افزار اموال تحت شبکه
- پشتیبانی از نرم افزار اموال چند کاربره
- بکاپ گیری اطلاعات اموال
- تضمین امنیت اطلاعات دارایی ها
نرم افزار ارائه شده ابری یا تحت وب نیست و در شبکه داخلی سازمان اجرا می شود تا امنیت اطلاعات به طور کامل حفظ شود.
نقش راهکار سیستم سامان در مدیریت دارایی IT
شرکت راهکار سیستم سامان با ارائه یک سامانه جامع مدیریت دارایی های فیزیکی امکان مدیریت دقیق دارایی های IT را فراهم کرده است. این شرکت با ساخت نرم افزار S2S ERP با تمرکز بر یکپارچگی مالی، ثبت استهلاک، کنترل جابجایی و امنیت شبکه داخلی، پاسخگوی نیاز سازمان های ایرانی است.
جمع بندی مدیریت دارایی IT
مدیریت تجهیزات IT بدون ساختار نرم افزاری دقیق، ریسک مالی و عملیاتی ایجاد می کند. استفاده از نرم افزار مدیریت اموال با قابلیت محاسبه استهلاک و یک Asset Management Software حرفه ای باعث می شود ثبت دارایی، استهلاک، جابجایی و گزارش گیری به شکل دقیق و شفاف انجام شود. S2S ERP راهکار سیستم سامان نمونه ای از یک سیستم سازمانی قدرتمند برای مدیریت دارایی های IT است که کنترل، دقت و امنیت را همزمان فراهم می کند.