نرم افزار اموال از مهم ترین ابزار های کنترلی در سازمان های مدرن است. بسیاری از مدیران تصور می کنند مدیریت دارایی ثابت همان انبارداری است، در حالی که این دو حوزه از نظر مالی، کاربردی و ساختاری تفاوت های اساسی دارند. انتخاب یک سامانه اموال و دارایی مناسب می تواند شفافیت مالی ایجاد کرده و ریسک های حسابرسی را کاهش دهد.
در این مقاله بررسی می کنیم مدیریت دارایی ثابت چیست و چرا نباید آن را با انبارداری یکسان دانست.
مدیریت دارایی ثابت فرآیندی است که طی آن دارایی های سرمایه ای سازمان ثبت، طبقه بندی، رهگیری و مستهلک می شوند. تجهیزاتی مانند ساختمان، ماشین آلات، خودرو های سازمانی و زیر ساخت های IT در این دسته قرار دارند.
در یک نرم افزار دارایی ثابت اطلاعاتی مانند بهای تمام شده دارایی، تاریخ بهره برداری، محل استقرار، مسئول تجهیز و روش محاسبه استهلاک دارایی ثبت می شود. همچنین سیستم امکان محاسبه ارزش دفتری دارایی، ثبت انتقال بین واحد ها و حتی اسقاط دارایی را فراهم می کند.
دارایی ثابت سرمایه سازمان محسوب می شود و باید تحت کنترل یک سیستم مدیریت دارایی های ثابت قرار گیرد، نه صرفاً یک سیستم انبار.
انبارداری بر مدیریت کالا های مصرفی، مواد اولیه و اقلام قابل فروش تمرکز دارد. در سیستم انبار، هدف اصلی کنترل ورود و خروج کالا، جلوگیری از کمبود موجودی و مدیریت گردش اقلام است.
در انبارداری تمرکز بر تعداد و وضعیت موجودی است، اما در سیستم دارایی ثابت تمرکز بر ارزش مالی، استهلاک و طول عمر دارایی هاست. همین تفاوت رویکرد، مرز اصلی این دو حوزه را مشخص می کند.
اولین تفاوت در نوع اقلام است. در مدیریت دارایی ثابت با دارایی های سرمایه ای سر و کار داریم که چندین سال مورد استفاده قرار می گیرند، اما در انبارداری کالا ها معمولاً مصرف یا فروخته می شوند.
دومین تفاوت مربوط به استهلاک است. در نرم افزار Asset Management می توان روش های استهلاک خط مستقیم یا استهلاک نزولی را تعریف کرد و کاهش ارزش دارایی را در دوره های مالی ثبت نمود. در انبارداری چنین فرآیندی وجود ندارد.
سومین تفاوت در ارتباط مستقیم مدیریت دارایی با حسابداری است. اتصال نرم افزار اموال به حسابداری موجب ثبت خودکار اسناد خرید، استهلاک و فروش دارایی می شود، در حالی که انبارداری بیشتر ماهیتی عملیاتی دارد.
چهارمین تفاوت در تخصیص مسئولیت است. در مدیریت دارایی ثابت، هر دارایی به یک فرد یا واحد مشخص تحویل داده می شود و فرآیند تحویل و تحول اموال در سیستم ثبت می شود. اما در انبار تمرکز بر موجودی کلی است، نه مسئول هر قلم.
استفاده از سامانه کنترل اموال سازمانی موجب افزایش شفافیت مالی در اموال و کاهش ریسک می شود. با پلاک گذاری اموال و کدینگ اموال، هر دارایی شناسه مشخصی دریافت می کند و امکان ردیابی اموال سازمان فراهم می شود.
همچنین قابلیت هایی مانند رهگیری دارایی با بارکد، مدیریت اموال با RFID، ثبت ورود و خروج اموال و مغایرت گیری دارایی ها، از بروز خطا و مفقودی جلوگیری می کند.
در نبود چنین سیستمی، سازمان ها با مشکلاتی مانند عدم شفافیت در دارایی های سازمان، خطا های ثبت و هزینه های پنهان مدیریت اموال مواجه می شوند.
در حوزه نرم افزار اموال سازمانی، شرکت راهکار سیستم سامان راهکار هایی برای استقرار سیستم مدیریت دارایی ثابت با محاسبه استهلاک خودکار ارائه می دهد. این راهکار با داشبورد مدیریتی اموال، گزارش های تحلیلی و امکان مدیریت اموال چند شعبه ای، به سازمان ها کمک می کند سرمایه های خود را به صورت دقیق کنترل کنند.
تمرکز بر توسعه نرم افزار اموال ابری و یکپارچه سازی دارایی و مالی، موجب افزایش بهره وری و کاهش ریسک حسابرسی می شود.
مدیریت دارایی ثابت با انبارداری تفاوت اساسی دارد. انبارداری بر گردش کالا تمرکز دارد، اما مدیریت دارایی ثابت بر سرمایه سازمان، استهلاک و ارزش دفتری تأکید می کند. استفاده از نرم افزار مدیریت اموال باعث کنترل دقیق دارایی ها، افزایش شفافیت و کاهش خطا های مالی می شود.
سازمان هایی که به دنبال مدیریت حرفه ای سرمایه های خود هستند، باید از یک سیستم مدیریت اموال تخصصی بهره ببرند. راهکار سیستم سامان با ارائه سامانه پلاک گذاری و رهگیری اموال سازمانی، بستر مناسبی برای مدیریت هوشمند دارایی های ثابت فراهم کرده است.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.