در هر سازمان، اطلاعات ارزشمند ترین دارایی محسوب می شود. نگهداری اصولی، دسترسی سریع و سازمان یافته به این اطلاعات تنها با یک سیستم بایگانی حرفه ای ممکن است. اما بایگانی یعنی چه و چه اصولی برای آن وجود دارد؟
بایگانی فرآیند دسته بندی، نگهداری، محافظت و بازیابی اسناد و اطلاعات است؛ به گونه ای که هنگام نیاز، بتوان به سرعت و با دقت بالا به آن ها دست یافت. بایگانی شامل انواع اسناد رسمی، مکاتبات، مدارک حقوقی، پیام های سازمانی و اطلاعات دیجیتال می شود. بایگانی پیام یعنی چه؟ یعنی ثبت و نگهداری ساختاریافته کلیه پیام های رسمی سازمانی از جمله ایمیل ها، نامه ها و پیام های داخلی برای مراجعات آینده.
بایگانی صرفاً ذخیره اسناد نیست، بلکه ابزاری استراتژیک برای کنترل اطلاعات در سازمان با اهداف زیر:
انواع بایگانی
با توجه به ماهیت و طول عمر اسناد، انواع بایگانی عبارتند از:
واحد بایگانی در هر سازمان مسئولیت های حیاتی زیر را بر عهده دارد:
برای بایگانی اصولی اسناد در زونکن باید:
در دنیای امروز با حجم بالای اطلاعات و نیاز به سرعت در تصمیم گیری، بایگانی سنتی پاسخگوی نیازهای پیچیده سازمان ها نیست. اینجاست که تحول دیجیتال در بایگانی اهمیت پیدا می کند.
نرم افزار مدیریت یکپارچه منابع انسانی و اسناد «راهکار سیستم سامان» با هدف خودکارسازی فرآیند بایگانی، قابلیت های پیشرفته ای را ارائه می دهد:
این نرم افزار نه تنها نظم و امنیت را در مدیریت اسناد به ارمغان می آورد، بلکه هزینه های نگهداری، فضای فیزیکی و زمان دسترسی به اطلاعات را به طور قابل توجهی کاهش می دهد.
بایگانی، قلب تپنده مدیریت اطلاعات سازمانی است. با شناخت اصول، وظایف و روش های بایگانی و استفاده از ابزارهای نوین مانند نرم افزار راهکار سیستم سامان، می توان مسیر دیجیتالی سازی و افزایش بهره وری را هموار کرد.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.