نرم افزار اموال از مهم ترین ابزار های سازمان ها برای کنترل و مدیریت سرمایه های فیزیکی محسوب می شود. در میان فرآیند های مرتبط با دارایی های ثابت، اموال گردانی سالانه جایگاه ویژه ای دارد. این فرآیند به سازمان کمک می کند تا وضعیت واقعی دارایی ها را شناسایی کرده، اطلاعات ثبت شده را با وضعیت فیزیکی تطبیق دهد و از صحت داده های موجود اطمینان حاصل کند.
در بسیاری از سازمان ها، تعداد زیادی تجهیزات، ماشین آلات، ابزار ها و دارایی های سرمایه ای وجود دارد که در واحد های مختلف توزیع شده اند. بدون اجرای منظم اموال گردانی، احتمال بروز مغایرت، مفقودی تجهیزات و ثبت اطلاعات نا درست افزایش پیدا می کند. به همین دلیل استفاده از نرم افزار مدیریت دارایی ثابت و سیستم مدیریت دارایی به یک ضرورت مدیریتی تبدیل شده است.
اموال گردانی سالانه تنها یک فرآیند شمارش نیست، بلکه ابزاری برای ارزیابی وضعیت واقعی دارایی ها به شمار می رود. سازمان ها از طریق مدیریت دارایی های فیزیکی می توانند اطلاعات تجهیزات و اموال خود را به صورت دقیق نگهداری کنند.
استفاده از شناسنامه اموال، کد گذاری اموال و پلاک گذاری دارایی ها باعث می شود هر دارایی دارای هویت مشخص باشد و در زمان شمارش یا ممیزی به راحتی شناسایی شود. در مقابل، نبود اطلاعات دقیق می تواند فرآیند اموال گردانی را زمان بر و پر هزینه کند.
همچنین ثبت صحیح اطلاعات دارایی ها به مدیران کمک می کند تصمیمات بهتری درباره نگهداری، جایگزینی یا توسعه تجهیزات اتخاذ کنند.
اجرای موفق اموال گردانی نیازمند زیر ساخت اطلاعاتی مناسب است. وجود بانک اطلاعات اموال کامل و به روز یکی از مهم ترین پیش نیاز ها محسوب می شود. تمامی مشخصات دارایی ها باید در قالب پرونده الکترونیکی دارایی و ثبت مشخصات دارایی ذخیره شوند.
علاوه بر این، رهگیری اموال سازمانی و کنترل محل استقرار اموال نقش مهمی در کاهش خطا های شمارش دارند. زمانی که جابجایی دارایی ها به صورت مستمر ثبت شود، فرآیند تطبیق اطلاعات بسیار ساده تر خواهد شد.
وجود دستور العمل های مشخص برای ثبت نقل و انتقال اموال و تعیین مسئولیت هر دارایی نیز از دیگر الزامات مهم این فرآیند است.
یکی از مهم ترین چالش ها، نبود اطلاعات دقیق درباره محل استقرار تجهیزات است. در بسیاری از سازمان ها دارایی ها بین واحد ها جابجا می شوند اما اطلاعات مربوط به این تغییرات به موقع ثبت نمی شود. در چنین شرایطی مدیریت جابجایی دارایی اهمیت زیادی پیدا می کند.
چالش دیگر مربوط به مدیریت اموال پرسنلی است. تجهیزاتی که در اختیار کارکنان قرار می گیرند باید به صورت دقیق رهگیری شوند. کنترل دارایی کارکنان و تعیین مسئول هر دارایی باعث کاهش اختلافات و افزایش شفافیت خواهد شد.
همچنین وجود دارایی های مستهلک، تجهیزات بلا استفاده یا اموال مازاد می تواند فرآیند شمارش را پیچیده تر کند و نیاز به بررسی های بیشتری داشته باشد.
یکی از اهداف اصلی اموال گردانی، تطبیق اموال فیزیکی با اطلاعات ثبت شده در سیستم است. از طریق ممیزی دارایی ثابت می توان مغایرت های احتمالی را شناسایی و اصلاح کرد.
استفاده از کنترل مغایرت اموال و تهیه گزارش مغایرت دارایی به مدیران کمک می کند وضعیت واقعی سرمایه های سازمان را مشاهده کنند. این گزارش ها مشخص می کنند چه دارایی هایی مفقود شده اند، کدام تجهیزات جابجا شده اند و چه اقلامی نیاز به ثبت یا اصلاح اطلاعات دارند.
اجرای منظم ممیزی علاوه بر افزایش دقت اطلاعات، زمینه بهبود فرآیند های مالی و حسابداری را نیز فراهم می کند.
راهکار سیستم سامان با ارائه راهکار های تخصصی در حوزه مدیریت دارایی، فرآیند اموال گردانی را ساده تر و دقیق تر می کند. استفاده از سیستم اموال یکپارچه موجب می شود تمامی اطلاعات دارایی ها در یک بستر متمرکز ثبت و مدیریت شوند.
همچنین قابلیت یکپارچه سازی اموال و مالی و ارتباط اموال و حسابداری باعث می شود اطلاعات دارایی های ثابت همواره به روز باشد و فرآیند های کنترلی با سرعت بیشتری انجام شوند. این موضوع به ویژه در سازمان های بزرگ و چند شعبه ای اهمیت فراوانی دارد.
اموال گردانی سالانه یکی از مهم ترین فعالیت های کنترلی در مدیریت سرمایه فیزیکی سازمان است. استفاده از نرم افزار اموال، شمارش دارایی ها، پایش وضعیت دارایی، گزارش دارایی های ثابت و داشبورد اموال موجب افزایش دقت اطلاعات و کاهش مغایرت ها می شود.
سازمان هایی که به دنبال کاهش ریسک های عملیاتی، افزایش شفافیت اطلاعات و بهبود مدیریت دارایی ها هستند، باید فرآیند اموال گردانی را به صورت مستمر و ساختار یافته اجرا کنند. در این مسیر، راهکار های تخصصی راهکار سیستم سامان می توانند نقش مهمی در بهبود کنترل دارایی ها، ارتقای فرآیند های ممیزی و افزایش بهره وری مدیریت اموال ایفا کنند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستمهای مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فنآوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.