در دنیای امروز که سرعت، دقت و بهره وری سه عامل کلیدی موفقیت سازمان ها به شمار می رود، بهره گیری از ابزارهای نوین مانند اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) نقش بسیار مهمی ایفا می کند. اما تفاوت این دو سیستم چیست و چگونه می توان از آن ها به عنوان دو راهکار مکمل در جهت تحول دیجیتال بهره برد؟
اتوماسیون اداری مجموعه ای از ابزارها و نرم افزارهایی است که به منظور مدیریت مکاتبات اداری، دبیرخانه الکترونیکی، گردش مکاتبات و بایگانی دیجیتال در سازمان ها پیاده سازی می شود. این سیستم با حذف فرآیند های دستی و کاهش استفاده از کاغذ در سازمان، به تسریع امور روزمره کمک کرده و زمینه ساز ایجاد یک سیستم بایگانی الکترونیک کارآمد است.
مزایای کلیدی اتوماسیون اداری:
BPMS (Business Process Management System) یا سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، فراتر از اتوماسیون مکاتبات عمل می کند. این سیستم برای مدل سازی فرآیند، طراحی فرآیند های سازمانی، اتوماسیون فرآیند های سازمانی و پایش فرآیند به کار می رود. به عبارت دیگر، BPMS به شما کمک می کند تا چرخه کامل فرآیند کسب و کار را طراحی، اجرا، نظارت و بهینه سازی کنید.
قابلیت های کلیدی : BPMS
ویژگی | اتوماسیون اداری | BPMS |
تمرکز | مکاتبات و اسناد | فرآیند های کسب و کار |
هدف | تسریع امور اداری | بهینه سازی فرآیند ها |
اجزا | دبیرخانه، بایگانی دیجیتال | مدل سازی، اجرا، پایش |
پیچیدگی | پایین تر | بالاتر |
سفارشی سازی | محدود | بسیار بالا |
اگرچه هر یک از این دو ابزار اهداف خاصی را دنبال می کنند، اما در کنار یکدیگر می توانند تحول دیجیتال سازمانی را به طور کامل محقق کنند. اتوماسیون فرآیند های اداری، بستری مناسب برای شروع هوشمند سازی است و پس از آن، با پیاده سازی BPMS می توان به سراغ بهینه سازی فرآیند های اصلی سازمان رفت. این ترکیب باعث افزایش بهره وری، کاهش زمان اجرا و حذف گلوگاه های سازمانی خواهد شد.
انتخاب میان اتوماسیون اداری و BPMS بستگی به نیاز، ساختار و سطح بلوغ دیجیتال سازمان دارد. در بیشتر موارد، شروع با سیستم اتوماسیون اداری برای ساماندهی امور پایه پیشنهاد می شود و سپس با استقرار نرم افزار BPMS می توان فرآیند ها را هوشمندانه طراحی و مدیریت کرد.اگر سازمان شما به دنبال یک راهکار جامع برای حذف کاغذ، کاهش هزینه ها و افزایش چابکی است، ترکیب این دو ابزار می تواند بهترین گزینه باشد.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.