امروزه در فضای رقابتی کسب و کار، مدیریت قرارداد های شرکتی به یکی از حیاتی ترین بخش های هر سازمان تبدیل شده است. قرارداد ها نه تنها ارتباط قانونی بین طرفین را مشخص می کنند، بلکه نقش کلیدی در تضمین حقوق، تعهدات و تعادل روابط تجاری ایفا می کنند. برای این که فرآیند مدیریت قرارداد ها به بهترین شکل انجام شود، استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد با ویژگی های کاربر پسند و دقت بالا ضرورت دارد.
قرارداد ها ستون فقرات روابط تجاری هستند و نادیده گرفتن یا مدیریت نادرست آنها می تواند خسارات مالی، قانونی و اعتباری جبران ناپذیری به شرکت وارد کند. در همین راستا، استفاده از یک سیستم مدیریت قرارداد پیشرفته که تمامی مراحل از ثبت اولیه، تاییدیه ها، تمدید ها، و پایان قرارداد را تحت کنترل داشته باشد، امری ضروری است.از سوی دیگر، با افزایش حجم قرارداد ها و پیچیدگی های آن ها، مدیریت دستی و سنتی قرارداد ها دیگر پاسخگوی نیازهای سازمان ها نیست و احتمال خطا، فراموشی یا سوء تفاهم را بالا می برد.
یک نرم افزار مدیریت قرارداد ایده آل باید علاوه بر دقت و امنیت، رابط کاربری ساده و کاربرپسند داشته باشد تا تمامی کاربران در سطوح مختلف سازمان بتوانند به آسانی از آن استفاده کنند. برخی از ویژگی های کلیدی این نرم افزار عبارتند از:
اتوماسیون قرارداد به معنای استفاده از ابزارهای دیجیتال برای خودکار سازی فرآیند های مدیریت قرارداد است. این موضوع به شکل قابل توجهی زمان و هزینه های مرتبط با مدیریت قرارداد را کاهش می دهد و به چندین روش مهم مفید است:
یکی از مشکلات سازمان های بزرگ، حجم بالای قرارداد ها و دشواری در یافتن اسناد مورد نیاز است. با استفاده از سیستم های مدیریت قرارداد، امکان بایگانی دیجیتال قرارداد فراهم می شود که تمامی اسناد به صورت الکترونیکی و در قالب فایل های قابل جستجو ذخیره می شوند.
ویژگی های مهم این بخش عبارتند از:
مدیریت قرارداد تنها به ثبت آن ختم نمی شود، بلکه باید کل چرخه عمر قرارداد را از ابتدا تا پایان آن مدیریت کرد. این شامل مراحل زیر است:
علاوه بر این، سیستم باید امکان مدیریت تعهدات قراردادی را داشته باشد تا شرکت بتواند به صورت دقیق و به موقع نسبت به اجرای تعهدات خود اقدام کند و از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کند.
هر سازمان ساختار، فرآیند و نیازهای منحصر به فرد خود را دارد، بنابراین نرم افزار مدیریت قرارداد باید دارای قابلیت سفارشی سازی نرم افزار باشد تا به بهترین شکل با این نیاز ها هماهنگ شود. این سفارشی سازی می تواند شامل:
با استفاده از یک نرم افزار مدیریت قرارداد کارآمد، سازمان ها می توانند بهره وری کارکنان را افزایش داده و هزینه های عملیاتی خود را کاهش دهند. این نرم افزارها به شکل چشمگیری زمان صرف شده برای پیگیری قرارداد ها، جستجوی اسناد و هماهنگی بین واحد ها را کم می کنند.
اطلاعات قرارداد ها معمولاً شامل داده های حساس و محرمانه است که در صورت دسترسی غیرمجاز ممکن است خسارات جبران ناپذیری به سازمان وارد شود. بنابراین، امنیت اطلاعات قرارداد یکی از اصول اولیه در طراحی نرم افزار های مدیریت قرارداد است. این امنیت شامل رمزگذاری داده ها، مدیریت دسترسی های کاربران و ثبت کامل لاگ های فعالیت ها می شود.
یکی از پیشرفته ترین و جامع ترین نرم افزارهای موجود در بازار که تمامی ویژگی های ذکر شده را در یک پلتفرم یکپارچه ارائه می دهد، نرم افزار S2S ERP است. این نرم افزار علاوه بر امکانات کامل مدیریت قرارداد های شرکتی، دارای بخش پیشرفته نرم افزار مکاتبات داخلی و اتوماسیون اداری است که باعث می شود کلیه فرآیند های اداری و مکاتبات سازمان به صورت یکپارچه و بهینه مدیریت شود.
ویژگی های برجسته S2S ERP:
استفاده از S2S ERP به شرکت ها کمک می کند تا فرآیند های مدیریت قرارداد را با دقت، سرعت و امنیت بالا انجام دهند و از مزایای اتوماسیون اداری و مکاتبات داخلی بهره مند شوند.
مدیریت قرارداد های شرکتی به واسطه پیچیدگی ها و اهمیت بالایش، نیازمند استفاده از نرم افزار های تخصصی و کاربرپسند است. با بهره گیری از نرم افزار های دقیق و اتوماسیون قرارداد، سازمان ها می توانند بهره وری خود را افزایش داده، ریسک خطا و فراموشی را کاهش داده و تمامی فرآیند های قرارداد را به صورت جامع و یکپارچه مدیریت کنند. نرم افزارهایی مانند S2S ERP با ارائه امکانات کامل مدیریت قرارداد و اتوماسیون اداری، بهترین گزینه برای شرکت های مدرن و حرفه ای محسوب می شوند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.