در دنیای امروز، مدیریت مؤثر اسناد و مدارک برای هر سازمانی حیاتی است. کنترل مستندات به مجموعه ای از فرآیند ها و رویه ها اطلاق می شود که به ایجاد، بررسی، اصلاح، توزیع و نگهداری اسناد می پردازد و اطمینان می‌دهد که اطلاعات صحیح در دسترس افراد مناسب قرار گیرد.
فرآیند ثبت درخواست برای ایجاد یا اصلاح اسناد، شامل تعیین نیازمندی ها و مشخصات مورد نظر است که به صورت سیستماتیک مدیریت می شود.
کدگذاری مدارک با تخصیص شناسه های یکتا به اسناد برای تسهیل در پیگیری و مدیریت آن ها انجام می شود. این فرآیند معمولاً با همکاری تیم های مختلف و طبق استاندارد های تعیین شده صورت می گیرد.
اطمینان از اینکه اسناد به درستی توزیع شده و سطوح دسترسی مناسب برای کاربران مختلف تعیین شده است. این دسترسی می تواند به صورت سیستماتیک و با توجه به نیازهای مختلف سازمان صورت گیرد.
نگهداری اسناد به صورت امن و سازمان یافته برای دسترسی آسان و حفاظت از اطلاعات انجام می شود. این مرحله شامل ذخیره سازی فایل های دیجیتال یا فیزیکی است که به راحتی قابل بازیابی هستند.
این فرآیند شامل بررسی منظم اسناد و اعمال تغییرات لازم برای اطمینان از به روز بودن و انطباق با استاندارد ها و الزامات مختلف است. نسخه بندی اسناد برای حفظ تاریخچه تغییرات ضروری است.
با دسترسی سریع و آسان به اطلاعات مورد نیاز، فرآیند های کاری تسهیل و تسریع می شوند. کنترل مستندات این امکان را فراهم می آورد که همه اعضای تیم به اسناد یکسان و به روز دسترسی داشته باشند.
کنترل مستندات اطمینان می دهد که تمامی اعضای سازمان به اطلاعات صحیح، به روز و معتبر دسترسی دارند، که به بهبود هماهنگی، تصمیم گیری و همکاری بین تیم ها کمک می کند.
کنترل مستندات به سازمان ها کمک می کند تا به راحتی الزامات قانونی و استاندارد های بین المللی را رعایت کنند. این ویژگی از جمله کاربرد های حیاتی در صنایعی مانند تولید، داروسازی و بهداشت است که نیاز به رعایت استاندارد های کیفی و زیست محیطی دارند.
با نظارت بر تغییرات و نگهداری تاریخچه اسناد، احتمال بروز خطا ها، مشکلات و تضاد های داخلی کاهش می یابد. این فرآیند مدیریت اسناد به شفاف سازی و تسهیل پیگیری مسائل کمک می کند.
مدیریت اسناد دیجیتال و خودکار می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان و منابع سازمان شود. فرآیند های دستی جای خود را به سیستم های خودکار می دهند که موجب کاهش هزینه ها و افزایش سرعت می شود.
کنترل مستندات بخش ضروری از سیستم های مدیریت کیفیت است که به بهبود فرآیند ها، کاهش ریسک ها و اطمینان از دسترسی به اطلاعات به روز و معتبر کمک می کند. با ویژگی هایی مانند نسخه بندی اسناد، کد گذاری مدارک و دسترس پذیری ایمن، این نرم افزار به سازمان ها کمک می کند تا اسناد و مدارک خود را به طور مؤثر مدیریت کرده و در راستای استاندارد های بین المللی حرکت کنند.
میدان صادقیه، بلوار اشرفی اصفهانی، خ پیامبر شرقی، خ شاهد، کوچه وحدت ۴، پ ۸، ط ۵
تلفن دفتر مرکزی : ۴۷۵۸۷۲۰۰ (۰۲۱)
تلفن دفتر فروش: ۴۷۵۸۷۰۰۰ (۰۲۱)
شرکت راهکار سیستم سامان از به هم پیوستن جمعی از مشاوران و مجریان سیستم‌های مدیریت کیفیت، مالی و تولید از یک سو و متخصصین و کارشناسان خبره در حوزه فن‌آوری اطلاعات از سوی دیگر تأسیس شد.